Warum spielen remote Teams eine Rolle & was ist zu berücksichtigen, um ein solches Team zu errichten?

Published on: 11 Dec 08:43


Oft haben wir Bedenken, wenn wir an remotes (ortsunabhängiges) Arbeiten denken. Aber warum und woher kommen diese Bedenken? Und wie lassen sich diese erfahrungsgemäß erklären? Welche Fallstricke gilt es zu vermeiden und welche Aspekte sollten beachtet werden, um remote Teams besser zu steuern?

unsplash-logoMimi Thian


Das traditionelle 9-to-5-Schema hat sich trotz aller Fortschritte in unserer Gesellschaft verinnerlicht. Der typische Arbeitstag startet um 8 oder 9 Uhr morgens im Büro und endet am späten Nachmittag oder frühen Abend. Das ist ein routiniertes Verfahren, an das wir uns gewöhnt haben. Stellt man sich nun eine Führungsperson vor, die dieses Schema verinnerlicht hat und plötzlich mit dem remoten Arbeiten konfrontiert wird. Plötzlich heißt es, dass die Arbeitszeiten und der Arbeitsplatz vom Arbeitnehmer selbst und frei bestimmt werden. Hat das Führungspersonal dann nicht die komplette Kontrolle verloren, sodass Sorgen und Bedenken durchaus verständlich sind? Dieses Beispiel ist für viele nachvollziehbar, und verdeutlicht darüber hinaus, woher auf der einen Seite Ungewissheit und Zweifel kommen können. Auf der anderen Seite gibt es aber auch modernere Führungskräfte, die ganz bewusst den remoten Arbeitsstil wählen. Beide Seiten haben mit Schwierigkeiten umzugehen, die das remote Arbeiten mit sich bringt und die überwunden werden müssen:


Kommunikation: Das remote Arbeiten beabsichtigte ursprünglich Kosteneinsparung. Zur anfäng-lichen Zeit schien es aber fast unmöglich als ein Team zusammenzuarbeiten, da das Spektrum der Systeme und Programme mit der E-Mail als Kommunikationsmittel ziemlich mager war. Heutzutage haben wir die Wahl zwischen zahlreichen Programmen, die uns die Kommunikation ungemein erleichtern. Da hätten wir beispielsweise Google Hangouts, Whatsapp, Zoom, Skype, Slack, Trello, Clubhouse, und mehr. Statt direkter Face-2-Face-Kommunikation findet hier über Video-Calls regelmäßiger Austausch statt, was sich wegen der Ortsunabhängigkeit besonders gut eignet. Der Luxus der unzähligen Systeme, die in den letzten Jahren vermehrt entstanden sind, bereichern uns nun auch noch mit ihrer Funktionsvielfalt. Sie erleichtern uns zudem stark die Kommunikation untereinander, wodurch die Qualität der Arbeit umso mehr profitiert. Man kann also auch davon sprechen, dass das Arbeiten durch die Entwicklung neuer Tools tendenziell zuverlässiger wird. Wichtig für das Team ist an dieser Stelle, das für sich am besten geeignete Programm zu finden.

Präsenz und Visualität: Wie anfangs bereits erwähnt, sind Überraschungen oder große Veränderungen nicht für jeden erfreulich – besonders nicht für Führungspersonal. Beim remote Arbeiten führen fehlende Sichtbarkeit bzw. Präsenz an Ort und Stelle aller Teammitglieder dazu, dass auf Vertrauensbasis gearbeitet werden muss. Gerade darum ist es so wichtig, dass trotz der örtlichen Freiheit auch das Team harmoniert und aufeinander abgestimmt ist. Dadurch, dass beim Remote Arbeiten die Arbeitszeit nicht überprüft werden kann, wird Leistung an Ergebnissen gemessen. Es besteht dadurch aber das Risiko, dass Aufgaben – wie beispielsweise Active Sourcing – viel Zeit in Anspruch nehmen, letztendlich jedoch nur wenige Ergebnisse liefern, gerade wenn keine adäquaten Kandidaten gefunden wurden. In dem Fall wurde zwar viel Zeit in die Arbeit investiert, jedoch ist diese nicht ersichtlich oder messbar und kann dazu führen, dass ein falscher Eindruck erweckt wird. Andererseits kann das Pendel auch in die andere Richtung ausschlagen. Nichtsdestotrotz haben Manager von Remoten Teams weniger Sichtbarkeit, was die Mühen des Teams und jedes einzelnen Glieds anbelangt.

Schauen wir uns nun anhand von fünf Aspekten an, wie wir uns am besten vorbereiten können, um am effizientesten zu sein. Sinn und Zweck ist es nämlich, Teams mit allem Notwendigen auszustatten und abzusichern, um das Potenzial des Remote Arbeitens vollkommen auszuschöpfen.


1. Remotes Arbeiten erfordert Anpassung

Anfangs ist es wichtig zu erwähnen, dass nicht jeder für Remote Arbeiten geeignet ist. Für den einen ist es Fluch, für den anderen Segen. Fluch oder Segen bezüglich der Vereinbarkeit von Privatleben, Wohnort und persönlichen Interessen. Ferner hängt das Remote Arbeiten auch mit anderen Faktoren zusammen, wie z.B. dem beruflichen Tätigkeitsbereich. Entwickler können mit der nötigen Ausstattung und dem technischen Know-how im Prinzip von fast überall programmieren und ihre Arbeit genauso erledigen wie im Büro. Dagegen kann das ein Arbeiter in der Produktion nicht, er ist an sein Arbeits-mittel gebunden und es besteht eine physische Abhängigkeit von Arbeitsmittel und Mensch.

Doch wie agieren Freelancer oder Remote Arbeiter im Team? Wie veräußert man sich mit seinen Soft-Skills in einer remoten Umgebung? Der Kandidat kann in seinen gefragten Skills zwar glänzend sein, aber ob er im Team kompatibel ist, zeigt sich erst im Nachhinein. Wie sich seine Soft-Skills in einer Remote Umgebung umsetzen lassen, ist nicht sofort zu erkennen und kann herausfordernd sein. Darum ist es empfehlenswert, einige Eigenschaften genauer unter die Lupe zu nehmen:

1.1 Eigeninitiative und Proaktivität: Ist der Kandidat proaktiv und zeigt Eigeninitiative? Zwar sollte es regelmäßige Online-Meetings geben, um sich auf dem Laufenden zu halten, aber kann der Kandidat sich auch selbstständig Aufgaben suchen, die sinnvoll und effizient für das Unternehmen sind, ohne groß delegiert zu werden? Im Idealfall ist er dazu fähig und benötigt keine ständige Anleitung.

1.2 Prioritätensetzung: Ein kompetenter Remote Kandidat hat ein gutes Gespür für Relevantes und Irrelevantes. Es ist von großer Bedeutung – und von besonderer Bedeutung als Remote Arbeiter – Prioritäten setzen zu können, weil dies entscheidend ist, um das Unternehmen voranzutreiben.

1.3 Schreibfertigkeiten: Die Kommunikation bei Remoten Teams erfolgt offensichtlich überwiegend in schriftlicher Form durch die unternehmensinternen Kommunikationskanäle. Darum wird es geschätzt, wenn sich die Teammitglieder alle schriftlich auch angemessen, präzise und verständlich ausdrücken können. Das ist wichtig, um einen bestimmten Kommunikationsstil zu pflegen und Missverständnisse zu vermeiden.

Nun wo findet man Kandidaten, die bereits über derartige Fertigkeiten verfügen? Solche Personen gibt es oft in der Start-up-Umgebung oder es sind Freelancer, die bereits ähnliche Erfahrungen gemacht haben. Denn in der Start-up- und Freelancer-Szene wird man automatisch mit Eigeninitiative, Prioritätensetzung und einer konkreten Ausdrucksweise konfrontiert.

2. Setze Rahmenbedingungen, aber lasse Raum für Freiheiten

Zweifel und Sorgen des ortsunabhängigen Arbeitens treten auf, weil viel über Schwierigkeiten gesprochen wird, wie z.B. Standards, Routinen, Leitung des Remote Teams, etc.

Aber wie die Erfahrung zeigt, sind produktive Teams oft sehr frei und selbstbestimmt in ihrem Arbeiten. Für jeden einzelnen besteht viel Spielraum, sofern einige Rahmenbedingungen eingehalten werden. Daher ist es wichtig, dass die Mitarbeiter über die Freiheit verfügen, innerhalb der Grenzen ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen. Die Freiheit unter Einhaltung bestimmter Richtlinien bedarf dennoch an Kontrolle, um alles im Schacht zu halten.
Wie kann man das alles unter einen Hut bringen? Grundvoraussetzung sind regelmäßige Calls für die Teamkommunikation und die Verwendung ausgewählter Systeme für die interne Nutzung. Erst daran angeknüpft ist es sinnvoll, den Teammitgliedern ihre Freiheit zu schenken, sodass sie grenzenlos kreativ und produktiv sein können. Je nach Wohnort, Familienstand und persönlicher Interessen fühlen sich Entwickler autonomer als der klassische Büroangestellte. Dies wirkt sich ebenfalls positiv auf das Unternehmen aus, denn das (Freiheits-)Gefühl des Arbeiters beeinflusst neben der Arbeitseinstellung außerdem auch die Arbeitsleistung.

Remote Teams wird es mit der Zeit vermehrt geben, aber eine Kontrollfunktion sollte immer im Team involviert sein, um zu vermeiden, dass etwas aus dem Ruder läuft.


3. Die richtige Kennzahl finden, um die Ergebnisse zu messen

Wie oben erwähnt gibt es Führungspersonen, die die Produktivität der einzelnen Arbeiter an der Stundenzahl messen, die am Schreibtisch verbracht wurden, welche in Relation zu den gelieferten Ergebnissen gesetzt werden. Für Remote Teams ist es aber bedeutungsvoller, dass Produktivität auch die Qualität der Ergebnisse misst und hervorhebt. Treibt das Team fortlaufend etwas Neues voran? Wenn ja, dann ist das ein gutes Zeichen über die Arbeit des Teams. Remote Teams müssen mit den richtigen Kennzahlen gemessen werden. Aber welche sind das? Das muss der verantwortliche Manager selbst herausfinden und hinterfragen, ob sie auch realistisch sind.


4. Verwende die richtigen Tools (Programme/Systeme)

Die Wahl der richtigen Tools ist ein wesentlicher Faktor dafür, dass Remote Arbeiten erfolgreich gelingt. Ganz wichtig zu erwähnen ist an dieser Stelle die Internetverbindung. Als remote arbeitender Freelancer, sollte sicheres und schnelles Internet selbstverständlich sein. Erst dadurch können Kommunikation und Absprachen reibungslos vonstatten gehen. Das moderne Zeitalter stellt uns immer wieder neue Programme zur Verfügung, die uns durch ihre umfassenden Funktionen die Arbeit erleichtern. Darum könnte man schon fast sagen, dass die Kommunikation aktiv zusammenarbeitender, ortsunabhängiger Teams über Online-Plattformen mit der Verständigung ortsgebundener Teams im Büro vergleichbar ist. Natürlich ist die direkte physische Kommunikation noch nicht komplett mit der Kommunikation über Video gleichzusetzen, aber dennoch ist festzustellen, dass die Technologien die Entwicklung vorantreiben und diese Art der Kommunikation kaum Nachteile mit sich bringt.

Echtzeit-Kommunikation: Echtzeit-Kommunikation ist sehr wichtig für Remote Teams, denn im Idealfall erhält man sofort Antworten auf Fragen und Nachrichten. Sollte das Teammitglied nicht zur selben Zeit verfügbar sein, dann kann zumindest über die unternehmensinterne Plattform eine Nachricht verschickt und davon ausgegangen werden, dass diese übermittelt und im Idealfall zeitnah gesehen und beantwortet wird.

Um die Echtzeit-Kommunikation einmal täglich für kurze Zeit aufrecht zu erhalten, haben manche Remote Teams eine Abmachung. Um ein Beispiel zu nennen, nehmen wir von Gerlent jeden Tag an einem Stand-up-Call teil, um uns über Neuigkeiten auf dem Laufenden zu halten. Der Call dauert durchschnittlich 20 Minuten. Eine andere überaus sinnvolle Vereinbarung in unserem Team ist innerhalb einer festgelegten Zeit auf Nachrichten zu antworten. Aufgrund der verschiedenen Zeitzonen haben wir vereinbart, dass wir innerhalb von 24 Stunden während der Arbeitstage auf Nachrichten reagieren. Für die Kommunikation stehen uns verschiedene Tools zur Verfügung, egal ob mit oder ohne Video. Wir von Gerlent sind sehr zufrieden mit Slack, aber auch Zoom, Google Hangouts, Skype, usw. sind gute Tools um die Kommunikation im Team zu erhalten. Jedes dieser Tools bringt nochmals seine eigenen Vor- und Nachteile.

Wie wichtig Kommunikation ist, kann nicht genug betont werden und gerade darum ist es auch wichtig, dass das Team trotz ortsunabhängigen Arbeitens intern im Einklang sein sollte.


5. Einführung von Routinen/Traditionen

Bestimmt haben verschiedene Teams ihre eigenen Routinen und Traditionen, und das ist auch gut so. Routinen sind notwendig, um alles zusammenzuhalten und einen Rhythmus zu finden. Bei Gerlent haben wir unseren täglichen Stand-up-Call und die Protokollführung dessen, sowie ein kurzes Weekly Update und wöchentliche Commitments, etc. Das Weekly Update kann auch als eine Art Kontrolle zählen, da darin zusammengefasst wird, womit sich jedes Mitglied die Woche über auseinander-gesetzt hat. Das sind nur einige von vielen möglichen Routinen, die man als remotes Team pflegen kann und die helfen, das Team beisammenzuhalten und einen Überblick zu bewahren.

Aufgrund der Zeitzonen nicht immer einfach zu realisieren, aber doch sinnvoll wäre es, wenn es neben dem täglichen Stand-up-Call auch Uhrzeiten gäbe, in denen alle zur gleichen Zeit arbeiten und erreichbar sind. Wir bei Gerlent nehmen uns den CRM-Kalender zur Hilfe und das erste was am Anfang der Arbeitswoche getan wird ist, seine Arbeitszeiten einzutragen. Dadurch ist eine Übersicht vorhanden, die zeigt, zu welcher Zeit man welches Teammitglied erreichen kann.

Fazit

Im Großen und Ganzen ist es offensichtlich, dass Remote Worker sich ganz bewusst für diese Karriere entschieden haben, die ihnen ermöglicht, sich von den Standardarbeitszeiten (9-to-5-Schema) abzukapseln. Darüber hinaus sind diese Leute auch produktiver, wenn sie autonom sein können und über diese Freiheiten verfügen. Es kann von Vorteil sein, wenn es festgelegte und maßgebende interne Strukturen gibt, welche zur Verwirklichung angestrebter Projekte und Ziele verhelfen. Auch die Nutzung ausgewählter Tools sollte nicht vernachlässigt werden!