15 Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement

Published on: 25 Apr 16:50

Der Tag hat 24h. Für Kinder ist das eine Menge Zeit, doch wenn man erwachsen wird, merkt man plötzlich, wie schnell so ein Tag vergehen kann. Manchmal nehmen wir uns so viele Dinge vor, dass wir wünschten, ein Tag hätte doppelt so viele Stunden.

In der Harvard Business Review wurde eine Studie veröffentlicht, die zeigt, dass besonders Freiberufler und Kreative Probleme mit dem Zeitmanagement haben. Das liegt hauptsächlich daran, dass sie keine festen Arbeitszeiten haben. Sie können sich den Tag im Gegensatz zu Angestellten selbst einteilen, was den einen mehr, den anderen weniger schwerfällt. Doch was bedeutet Zeitmanagement genau? Welche Tipps helfen, um den Spaß an der Selbstständigkeit nicht zu verlieren und nicht im Chaos zu versinken.


Kevin Ku

1. Routine schaffen:

Freelancer haben keine festen Arbeitszeiten, wodurch ihr Alltag weniger routiniert abläuft als bei Angestellten. Für viele ist das ein großer Pluspunkt, denn Routine und Alltag können ganz schön langweilig werden. Routine hilft jedoch enorm, um produktiver zu arbeiten, denn der Körper gewöhnt sich daran, zu bestimmten Zeiten zu arbeiten und zu anderen Zeiten Pausen einzulegen. Sieht dagegen jeder Tag anders aus, fällt es einem viel schwerer, sich zu konzentrieren, wenn man stattdessen so viele andere Dinge machen könnte.

2. Biorhythmus respektieren:

Es liegt im Trend, früh um 5h aufzustehen und den Tag mit dem Sonnenaufgang zu beginnen. Das mag vor allem für Frühaufsteher - oder auch Lärchen genannt - ein guter Ratschlag sein, jedoch gibt es auch Menschen, die von Natur aus länger schlafen und dafür später ins Bett gehen, sogenannte Eulen. Weckt man eine Eule früh um 5h, benötigt diese wahrscheinlich erstmal ein paar Stunden, um richtig wach zu werden. Im schlimmsten Fall ist diese Person dann den ganzen Tag über müde und kann sich gar nicht auf die Arbeit konzentrieren. Jeder hat andere Zeiten, zu denen er produktiv ist. Manche können den ganzen Morgen durcharbeiten, andere den ganzen Nachmittag oder die ganze Nacht. Wiederum andere können sich sowohl morgens als auch abends am besten konzentrieren, bekommen aber nachmittags überhaupt nichts auf die Reihe. Als Freelancer hast du das Privileg, dir deine Arbeitszeiten selbst auszusuchen. Nutze das und fokussiere dich während deines Tagestiefs auf Aufgaben, die fast von selbst gehen, während du komplexe Projekte in deinen produktiven Phasen angehst.

3. Ablenkungen ausblenden:

Ein sehr großes Problem, das nicht nur Freelancer betrifft, ist, dass es vor allem im digitalen Zeitalter von Ablenkungen wimmelt. Facebook, Whatsapp, Instagram, etc. können uns jederzeit mit neuen Benachrichtigungen aus unserer Konzentration reißen. Untersuchungen ergaben, dass wir pro Tag 2,25h mit Social Media verbringen! Mach dein Handy also bei der Arbeit aus und checke deine E-Mails und andere Nachrichten nur zu bestimmten Zeiten, bspw. zweimal am Tag (aber nicht als Allererstes nach dem Aufwachen und als Letztes vor dem Einschlafen!). Es gibt auch Apps, die den Zugriff auf soziale Medien zu bestimmten (von dir gewählten) Zeiten und Tagen blockieren, wie bspw. Appblock, Stay Focused, Your Hour, Flipd und App Off Timer.

4. Zeitmessungs-Tools:

Ähnlich wie die Social-Media-Block-Apps sind Zeitmessungs-Tools wie z.B. RescueTime. Diese Tools dienen dazu, Arbeitsschritte zu optimieren und Zeitfresser ausfindig zu machen.

5. Pause an der frischen Luft:

Anstatt in deinen Pausen lustige Videos zu schauen oder Whatsapp-Nachrichten zu beantworten, gehe spazieren, treibe Sport oder bereite dir ein gesundes und leckeres Essen zu. Mache Pause von Bildschirmen, denn so kannst du wirklich abschalten und tust auch etwas Gutes für deine Augen (siehe Blogartikel „Digitalisierung und Gesundheit - Schadet die Digitalisierung unserem Körper?“).

6. Leerlauf nutzen:

Anders sieht es aus bei Pausen, die du dir nicht selbst ausgesucht hast. Zum Beispiel, wenn du eine Stunde im Wartezimmer sitzt, mit der Bahn fährst, im Stau stehst o.Ä. Diese Lücken kannst du sinnvoll nutzen, indem du bspw. Nachrichten beantwortest, eine Sprache lernst, Telefonate führst, Podcasts hörst, ein Buch liest oder einfach meditierst.

7. Puffer einplanen:

Eine Liste zu schreiben ist einfach, sie einzuhalten nicht ganz so leicht. Es kommen immer mal wieder (private) Sachen dazwischen, die man nicht vorhergesehen hat. Daher ist es wichtig, sich Puffer einzuplanen, um nicht in Stress zu geraten.

8. „Nein“ sagen:

Vielen Freelancern fällt es vor allem am Anfang schwer, neue Aufträge abzulehnen, da man möglichst viel Erfahrung und Kontakte sammeln will. Übernimmt man sich aber mit der Arbeit, leiden die Ergebnisse darunter, wenn man sich nicht genügend Zeit für jeden Auftrag nehmen kann und sich auch noch selbst unter Druck setzt. Besser ist es, sich nicht mehr als 4-5 Aufgaben pro Tag zu setzen und Aufträge abzulehnen, die sowieso weniger Spaß machen und schlecht oder spät bezahlt werden.

9. 72-Stunden-Regel:

Wenn du nicht weißt, welche Aufträge du annehmen sollst und welche nicht, dann wende diese Regel an. Sie besagt, dass alles, was man sich vornimmt, innerhalb von 3 Tagen begonnen werden soll. Ansonsten sinkt die Chance, dass es jemals umgesetzt wird. Wenn man richtig Lust und Motivation für ein Projekt hat, dann legt man nämlich normalerweise sofort los.

10. Schritt für Schritt:

Schließe ein Projekt ab, bevor du dich neuen Aufgaben zuwendest. Unterbrechungen schaden der Konzentration, da man sich immer wieder neu in die Aufgabe reindenken muss, was ein ziemlicher Zeitaufwand sein kann. Arbeite deine To-Do-Liste daher nacheinander ab und versuche nicht alles auf einmal zu erledigen. Singletasking ist produktiver als Multitasking, denn zu viele Gedanken lassen einen den Fokus verlieren. Am besten sollte man leichte und schnelle Aufgaben zuerst erledigen, da man dann das Gefühl hat, schon einiges geschafft zu haben und dann „nur“ noch ein paar größere Projekte vor sich hat als unzählige kleine. Dabei darf man aber nicht vergessen, Prioritäten zu setzen!

11. Prioritäten setzen:

Mithilfe der Eisenhower-Matrix kann man bevorstehende Aufgaben in die Kategorien „wichtig“, „unwichtig“, „dringend“ und „nicht dringend“ einteilen.

12. Abc-Methode:

Ähnlich wie die Eisenhower-Matrix ist die Abc-Methode. Hier wird alles mit hoher Priorität mit A bezeichnet und selbst erledigt, während B und C unwichtig sind und delegiert werden können. Für Freelancer ist es allerdings schwer, Aufgaben abzugeben, da sie keine Angestellte haben. In diesem Fall sollten hinter A, B und C jeweils die dafür benötigten Zeiten und Deadlines notiert werden.

13. Smart-Methode:

Diese Methode hilft dabei, sich die richtigen Ziele zu setzen. S steht dabei für spezifisch. Das Ziel sollte also konkret und präzise bestimmt werden, aber dennoch nicht unendlich lange und ausschweifend, sondern prägnant in einem Satz formuliert werden können. M wie messbar: Die zur Erreichung des Ziels benötigten Ressourcen und Zeit müssen ermittelbar sein und im Nachhinein gemessen werden können. Möchte man bspw. einen höheren Umsatz erzielen, kann das Ziel lauten: Umsatzsteigerung um 50% innerhalb eines Jahres. A wie attraktiv: Das Ziel sollte motivierend sein, ansonsten besteht die Gefahr der Nicht-Umsetzung – wie bei der 72-Stunden-Regel. R wie realistisch: Das Ziel muss umsetzbar sein, um Frustration und Probleme zu vermeiden. T wie terminiert: Das Ziel sollte zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden. Es gibt Menschen, die ihre Aufgaben zeitnah und ohne Zeitdruck erledigen können. Andere hingegen erledigen alles auf zuletzt und benötigen eine Deadline, um produktiv zu werden. Gibt es keinen zeitlichen Rahmen kann es zu Prokrastination kommen und das Ziel dadurch nie erreicht werden.

14. Pomodorotechnik:

Bei dieser Methode wird in kurzen Zeitabschnitten sehr konzentriert und ohne jegliche Ablenkung gearbeitet (damit wurde auch dieser Blogartikel verfasst). Ob man nun 25,45 oder 90 Minuten konzentriert am Stück arbeitet, bleibt jedem selbst überlassen. Wichtig ist, tatsächlich dranzubleiben, keine Telefonate annehmen, sich nicht zwischendurch in die Küche zu bewegen, etc. Nach dem Zeitabschnitt wird dann eine Pause eingelegt (5-20 Minuten), bevor es an den nächsten Abschnitt geht.

15. Salami-Methode:

Stell dir vor, du müsstest eine komplette Salamistange innerhalb einer Viertelstunde verspeisen. Lecker? Eher weniger. Eine Salami wird viel mehr genossen, wenn sie Scheibe für Scheibe gegessen wird. So ist es auch mit zu erledigenden Aufgaben: Denkt man daran, welchen Haufen an Arbeit es zu überwältigen gilt, fühlt man sich nicht in der Lage zu beginnen und setzt sich unter Druck. Teilt man die Arbeit hingegen in kleine Arbeitsschritte ein, die Stück für Stück gegangen werden können, wirkt der Berg nicht mehr unüberwindbar. Da kommt man schließlich auch nur Schritt für Schritt hoch und nicht mit einem einzigen Sprung.

Welcher dieser Tipps am besten zu dir passt, musst du für dich selbst herausfinden. Wenn es dir schwer fällt, Listen abzuarbeiten, solltest du lieber eine andere Methode anwenden, um Frustration zu vermeiden. Wenn du eine Nachteule bist, solltest du dir den Wecker nicht unbedingt um 5h stellen und wenn du Vegetarier bist, dann wende lieber die Zucchini- als die Salami-Methode an. Mache es auf deine Art und Weise, dafür bist du schließlich Freelancer geworden!


Quellen:

https://www.soft-skills.com/salami-taktik-elefanten-prinzip/

https://kontist.com/posts/zeitmanagement-tipps-fre...

https://www.freelance.de/blog/tipps-fuer-ein-effizientes-zeitmanagement/

https://mobilitymag.de/produktive-arbeiten/

https://www.iamdigital.de/zeitmanagement-tipps-arbeit/

https://karrierebibel.de/smart-methode/